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在辦公室接待客人禮儀
來源:泰安文明網 亿万彩票:200 發布日期:2018/12/19

外單位客人到本單位來訪,無論是辦事、求助,還是取經、調研等,一般都是在辦公室進行。在辦公室裏接待客人,有如下一套禮儀:

早做准備,保持辦公室優雅環境 

辦公室平時也應保持優雅、整潔的環境。如有客人來訪,則更應保持較高水平的工作條件。

客人來訪,一般是會早打招呼、早有約定的。得知客人來訪消息後,應告知有關部門早做准備,把辦公室收拾得幹淨利落。窗戶要明亮,桌椅要整潔,東西要整齊有序,空氣要清新。冬季要溫暖,夏季要涼爽。茶水早備好,對有的客人還可備些水果。

總之,辦公室是領導的辦公場所,是本單位的門面,反映出接待人員的精神面貌和工作作風,代表著單位形象,必須認真布置。當然,也不必豪華闊氣。

如果來客較多,或客人規格較高,來訪的目的又比較嚴肅,也可以在專門的會議室(會客室)接待。會議室(會客室)也應早做准備,以迎客人。

准備好有關材料

客人來訪前的准備工作,除了接待場合(辦公室或會議室、會客室)精心布置外,還有一項重要任務就是材料的准備。客人來訪,是參觀本單位某某部門,還是了解、考察某項工作?是商洽某方面的問題,還是研究相互合作事宜?務需心中有數。有關客人來訪的目的,一般對方早已提前告知,應根據雙方商定的會談事宜,或客人的請求,讓有關人員早做准備。需要什麽數字、情況、資料,事先提供出來,該打印的打印,該論證的論證,該先拿出初步意見的先統一內部口徑。省得客人來後現找現查,或無法表態,顯得被動。

工作人員禮貌接待 

客人到來,要抽調若幹工作人員進行接待。接待的工作人員,有的是服務、禮儀接待,比如引導、倒茶倒水、留飯宴請的熱情招待等;有的是工作需要接待,比如參加會談、介紹情況、參與商討等。

無論負責哪方面的工作人員,都應衣著整潔,走動輕盈,儀態大方,待人彬彬有禮。風風火火,莽莽撞撞,衣帽不整,言談粗俗,是對客人的不禮貌,也會使本單位大失體面。

在與客人會談過程中,無關人員應自動退避。至于禮儀、服務人員,應定時敲門而進,倒茶續水,取換毛巾,進行熱情服務;但服務不應影響主客雙方會談,要保持現場的安靜。服務完畢應輕輕退出。

送客 

若客人辦事已畢要走,一定送別。辦公室相關人員也要隨之送行。

客人若自備車輛,工作人員可早些通知司機(或由客人方工作人員自行通知)。若需本單位送回,需要早做車輛安排,勿使久等。

可視情況,決定送至辦公室門口或單位大門口。送別時應說些客氣話:“歡迎再來”“歡迎常聯系”“接待不周,請多原諒”等。

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